Der digitale Shift: Warum Kommunikation bei Online Events eine völlig neue Rolle spielt

Die Rolle der Kommunikation, beziehungsweise der dafür zuständigen Personen in Organisationen, ändert sich mit Online Events radikal. Warum, und was das bedeutet, erkläre ich in diesem Blogpost.

2020 war das Jahr, in dem Online Events ihren (mehr oder weniger unfreiwilligen) Durchbruch erlebt haben. Auch wenn „analoge“ Events 2021 hoffentlich wieder stattfinden können, ist eines klar: Die Eventlandschaft wird eine nachhaltig veränderte sein. Online Events und Hybrid Events werden in Zukunft eine entscheidende Rolle spielen. 

Damit ist auch klar, dass die Organisation von Events in Zukunft eine nachhaltig andere sein muss. Denn: Mit Online Events findet eine entscheidende Rollenveränderung der Kommunikation bzw. der dafür zuständigen Abteilungen und Personen in Unternehmen und Organisationen statt.

Die klassische Aufgabenteilung hat ausgedient 

In der Vergangenheit gab es eine ziemlich klare Aufteilung in Organisationen und Unternehmen: Da war einmal die Event-Abteilung (oder wer auch immer den Hut für die Organisation des Events aufhatte). Sie kümmerte sich um das Programm, die Logistik, die Sprecher, die Bühne – was eben alles so dazu gehört zu einem typischen Event. 

Und dann gab es die Kommunikationsabteilung(en) – Marketing, PR, whatever. Ihre Aufgabe war es, das Event zu bewerben. Menschen hinzubekommen. Und danach allen zu erzählen, wie genial es war. 

Klar, in innovativen Unternehmen (zum Beispiel eines mit den Initialen RB, bei dem ich arbeiten durfte), gab es hier schon immer eine gewisse Zusammenarbeit, durften Kommunikationsabteilungen ihre Meinung dazu abgeben, ob ein gewisser Sprecher auch „medial ziehen“ würde und ähnliches. Doch bei Online Events ändert sich die Dynamik essentiell, denn auf einmal findet das Event an sich wo völlig anders statt: In der Welt der Kommunikation. 

Verstehen, wie digitale Medien funktionieren

Die Bühne steht nicht mehr in einer Halle oder auf der grünen Wiese, sondern befindet sich am Bildschirm. Am digitalen Bildschirm. Und damit ist auf einmal Expertise gefragt, die originär in den Kommunikationsabteilung liegt. Denn um solche Events durchzuführen muss man vor allem eines wissen: Wie digitale Medien funktionieren. Was beinhaltet das?

1. Digitale Kanäle 

Zuerst einmal muss ich natürlich wissen, welche Kanäle und Tools es gibt, die ich für Online Events nützen kann, was ihre Stärken und Schwächen sind und welche für meinen Zweck sinnvoll sind. Neben YouTube, Zoom & Co haben sich mittlerweile unzählige „Digital Event Plattformen“ etabliert, genauso wie Zusatz-Tools (von denen ich mit LiveVoice selbst eines gründen durfte).

Auch Know-How um die unterschiedlichen Kanäle miteinander zu verknüpfen, ein Zusammenspiel zu schaffen, ist entscheidend. Denn ein gelungenes Online Event besteht nicht aus einem Kanal, sondern muss alle digitalen Kanäle die ich bespiele miteinander verbinden.

Online Events funktionieren in der Regel nicht über Tage hinweg durchgehend, wie man es von mehrtägigen Konferenzen gewöhnt ist. Es braucht kürzere „Happen“. Dazwischen, um die User trotzdem dran zu behalten, muss ich sie anderweitig engagen. Sie jedes Mal neu begeistern, dabei zu sein. Das passiert auf anderen Kanälen; Instagram, Facebook & Co bekommen also eine nochmal wichtigere Aufgabe als sie bereits bei Offline Events haben.

Und dann noch die entscheidende Frage, die eigentlich ganz an den Anfang gehört: Braucht es denn überhaupt ein „Event“? Oder wäre online vielleicht etwas anderes sowieso viel sinnvoller um meine Ziele zu erreichen? 

2. User-Verhalten  

Ich sage hier bewusst User und nicht „Besucher“, weil das Verhalten online eben nicht mit dem eines Besuchers eines Offline Events vergleichbar ist. Ich sitze nicht in einer Venue, in der es unangebracht wäre, wenn ich zwischendurch dauernd aufstehe oder telefoniere. Vor dem Bildschirm kann ich das bekanntlich alles machen. Die Aufmerksamkeit ist nicht annährend so gebunden und fokussiert. 

Für Online-Events brauche ich also Expertise darin, wie Menschen am Computer und vor ihren Smartphones ticken. Wie lange sie vor dem Bildschirm bleiben. Warum und wann sie abspringen. Wie ich überhaupt so relevant bin, dass Leute tatsächlich einschalten und nicht ihre Emails checken.

Und vor allem: Wie ich Interaktion schaffe. Denn das ist bekanntlich der größte Unterschied zu herkömmlichen Events. Ich habe digital einerseits weitaus mehr Möglichkeiten, Menschen zum Interagieren zu bewegen, zum anderen fehlt aber das „gemeinsame Feeling“, der Applaus, die Stimmung, der natürliche Austausch.

Für ein Online Live Event braucht es allein schon deshalb Interaktion, damit Menschen überhaupt spüren, dass es tatsächlich live ist. Wie ich also ein gemeinsames Erlebnis erzeuge, wie man etwa durch einen gemeinschaftlichen Call-To-Action so ein „wir“ Gefühl erzeugt, das ist eine große (kommunikative) Kunst. 

3. Die „Sender Seite“ 

Wer schon einmal digitale Inhalte oder gar digitale Events produziert hat, weiß: So eine Produktion bringt völlig andere Voraussetzungen und Dynamiken mit sich. Moderation vor der Kamera funktioniert völlig anders als vor einem Live Publikum. Dem Sprecher fehlt nicht nur das sofortige Feedback, das wir bei analogen Events für selbstverständlich nehmen. Auch welche Art von Personen online „funktionieren“ unterscheidet sich durchaus. 

Ich benötige Expertise darin, welche Dramaturgie es online braucht. Wie muss ein Opener aussehen der online funktioniert? Braucht es überhaupt einen Opener? Man kann nicht einfach analoge Events online nachbauen – und sollte das auch keinesfalls tun! Wie ich Emotion digital transportiere, wie man digital Geschichten erzählt, das alles unterscheidet sich deutlich vom analogen Pendant.

Nicht zuletzt müssen auch Angebote, die für klassische Events unumgänglich dazu gehören, wie etwa Messestände, völlig anders gedacht werden. Den Hallenplan und Stände in 3D abbilden und die Leute dort „durchschicken“? Bitte nicht!  

4. Daten und KPIs 

Ein Bereich, der üblicherweise völliges Neuland für “Offline-Eventler” bedeutet, ist das Reich der digitale Daten. Online Events haben den großen Vorteil, dass ich Unmengen an Daten über meine Audience erhalte (bzw. erhalten kann), die ich analog natürlich nicht bekomme. Das bringt auch die eine oder andere (DSGVO) Herausforderung mit sich, aber richtig eingesetzt können solche Daten bekanntlich Gold sein. 

Außerdem muss ich wissen, wie KPIs (Key Performance Indicators, also Messwerte für den Erfolg) in der digitalen Welt funktionieren, welche KPIs es überhaupt gibt, wie ich sie sammle und wie ich sie interpretieren muss. 

5. Konkurrenz 

Last but not least, muss ich verstehen, mit wem ich eigentlich in Konkurrenz stehe. Viel zu selten ist Machern von Online Events bewusst, dass sie es eigentlich mit Netflix & Co zu tun haben – nicht mit ihrem Branchenrivalen.

Andere Inhalte sind immer nur einen Klick weit weg. Ich muss meinen „Besuchern“ also einen sehr sehr guten Grund geben, warum sie gerade mir zuhören und zusehen sollen. Die wenigsten Online Events können alleine schon Budgetmäßig mir einer Netflix Produktion mithalten. Trotzdem muss ich mich damit messen. Wenn ich also dem User die Relevanz meines Events nicht entsprechend kommuniziere habe ich verloren.   

Fazit

Kommunikationsexperten haben jahrelang Erfahrung darin gesammelt, welche digitalen Kanäle wie funktionieren, wie sich User verhalten, was ich auf der Sender-Seite beachten muss, oder welche KPIs und Daten ich wie nützen kann. Diese Expertise muss bei Online Events genutzt werden. 

Das ersetzt zwar keinesfalls den klassischen Eventmanager. Doch wer in Zukunft Menschen erfolgreich mit Events online oder hybrid begeistern will, sollte verstehen, dass diese Art von Events vor allem eines sind: Kommunikation. 

Your email address will not be published. Required fields are marked *

*